Oblastní manažer (DM) v JYSKu obvykle vede 12 prodejen. Má tedy pod svými křídly okolo 80 zaměstnanců. Průměrná vzdálenost mezi jeho prodejnami je 30 kilometrů. Pražská centrála JYSKu je některým DM vzdálená stovky kilometrů a zboží se dováží z centrálního skladu, který je až v polském Radomsku.
Jak v takovém prostředí zajistit plynulý přenos informací, koordinaci a plnění úkolů, motivaci zaměstnanců, jednotný koncept prodejen a nejlepší zákaznický servis, když manažer nemůže být na dvanácti místech najednou?
Řešení je jediné. Manažer musí být jedničkou v dovednosti, které se anglicky říká Distance Leadership, tedy ve vedení zaměstnanců na dálku.
O tom, co je podstatou vedení na dálku, se s vámi podělí účastník JYSK District manažer trainee programu Jirka Danihel.
Jirko, jak bys popsal rozdíl mezi řízením na dálku a řízením tváří v tvář přímo na prodejně?
Tyto dva způsoby vedení jsou diametrálně odlišné; při vedení na dálku přicházím o možnost věci ovlivňovat přímo na místě, nemohu reagovat bezprostředně, nevidím jak postupuje plnění úkolu a zda-li bude vůbec úkol hotový v termínu. Kdejaký manažer by se v takové situaci mohl cítit velmi nejistý. Je také potřeba si uvědomit, že při vedení na dálku nemáte možnost těžit z neverbální komunikace. Řeč těla je důležitým prvkem komunikace a například frustrace, nepochopení nebo nejistota jsou díky ní okamžitě zřejmé. Manažer pak na takové projevy při vedení tváří v tvář může okamžitě reagovat. Vedení na dálku je bez těchto možností rozhodně náročná disciplína.
Na čem tedy závisí dobrý Distance Leadership?
Prvním a nejpevnějším pilířem DL je důvěra. Bez vzájemné důvěry není možné v retailu fungovat. Sám nemám šanci zajistit změnu sezóny na všech svěřených prodejnách. Bez důvěry ve schopnosti mých kolegů to jednoduše nejde. Vzájemná důvěra však není něco, co samo spadne z nebe – ta se musí získat, vybudovat. Budování důvěry se dá přirovnat k důchodovému spoření; i do důvěry musíte dlouhodobě investovat, abyste z ní mohli později těžit. Při „investování“ do důvěry myslete na to, že každý zaměstnanec má nárok na vaši pozornost; důležité je nepodceňovat osobní setkání na prodejně a neformální všední komunikaci. Je potřeba se o zaměstnance zajímat a velmi pomáhá, když s kolegy sdílíte i něco o sobě. I jednoduchá otázka „Jak se máš?“ dokáže prolomit ledy a s budováním důvěry pomoci. Komunikace musí být dostatečně častá, nejlépe plánovaná a její obsah musí být relevantní a mít patřičnou důležitost. Zaměstnanec musí mít pocit, že mu tato komunikace pomáhá. Tak se získává vzájemná důvěra.
Druhým pilířem je struktura. Zaměstnanci nechtějí mít zmateného a chaotického nadřízeného. Informaci musí manažer vždy doručit až ke svému adresátovi, ať už pracuje na jakékoliv úrovni organizace. Jinými slovy, správná informace se ve správný čas musí dostat ke správnému zaměstnanci. Zároveň je potřeba přemýšlet o tom jaký komunikační kanál v konkrétním případě použít. Je to firemní intranet, e-mail, WhatsApp, Teamsová online schůzka, nebo post ve FB skupině? Informace je zároveň potřeba patřičně třídit a filtrovat, abyste jimi zaměstnance nezahltili. Nutné je myslet i na styl a formu komunikace, kterou je potřeba přizpůsobit zvyklostem té které organizační úrovně. Řadový zaměstnanec pravděpodobně nebude zcela rozumět manažerské hantýrce. Komunikace tedy musí být jednoduchá a efektivní, aby věc pochopil nejen profík, ale i úplný začátečník.
A konečně, třetím pilířem Distance Leadershipu je disciplína. Své sliby beru vážně. To, na čem se dohodneme, musí platit, závazky musím vždy dodržet. Pro své zaměstnance musím být dostupný, v případě zmeškaného hovoru zavolám vždy nazpět. Na e-maily odpovídám bez zbytečné prodlevy, nejpozději do druhého dne. Mítinky začínám v dohodnutý čas a neruším je na poslední chvíli v případě, že nestíhám. Důsledně kontroluji plnění zadaných úkolů a na výsledek vždy dávám zpětnou vazbu. Tím nikdy neminu možnost kolegu pochválit. I tyto kroky pomáhají k budování důvěry.
Můj tip na skvělé vedení na dálku ve zkratce zní: Vybudujte si vzájemnou důvěru. Pečlivě plánujte pravidelná setkání, tím myslím i online schůzky nebo mítinky po telefonu. Buďte disciplinovaní a vždy plňte své sliby.
